Informationspflicht über die Datenverarbeitung - Mitarbeiter:innen

Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO

Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG, deren Standorte, Tochtergesellschaften, Abteilungen und Gruppen.

Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Personalnummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.

Während Ihres Beschäftigungsverhältnisses erhebt und verarbeitet die Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG Informationen (sowohl in Papierformat als auch in digitaler Form).

Zu diesen Daten können gehören:

• Vorname
• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Arbeitsbewilligung/ -genehmigung
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Familienstand
• Kinder
• Lohndaten
• tarifliche Eingruppierung (Verwendungsgruppe)
• Angaben zu Lohnpfändungen
• Bankverbindung
• Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation
• Beurteilungen
• Potenzialdaten und Zielvereinbarungen und Angaben zur Arbeitsleistung
• Arbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub, Fehlzeitengründe, Reisen und Reisezeiten
• Weitere Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

Ggf. können auch Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, zur Schwerbehinderteneigenschaft und sonstige Gesundheitsdaten dazugehören, soweit diese im Beschäftigungsverhältnis anfallen. Ferner werden Informationen über von Ihnen genutztes Firmeneigentum, Organisationsdaten und administrative Informationen zu Ihrer betrieblichen Stellung, Zugängen zu Programmen und Systemen, weitere Daten den Arbeitsplatz und zu Zugriffen auf Unternehmensdaten betreffend sowie Protokolldaten über den Betrieb und die Benutzung der Datenverarbeitungsanlagen und der Datenverarbeitungsverfahren erhoben und verarbeitet.

Die Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses und für Geschäftszwecke, die in Zusammenhang mit Ihrer Rolle und Funktion in unserem Unternehmen stehen. Dazu gehören:

• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Ausübung und Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten
• Aufdeckung eventueller Straftaten von Beschäftigten im Beschäftigungsverhältnis
• Leistungsermittlung und Leistungsmanagement
• Entgeltermittlung und Gehaltsabrechnung
• Personalverwaltung, -planung und -entwicklung sowie Schulung
• Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, z. B. nach arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
• Schutz der Verarbeitungsverfahren und der Daten vor Verfälschung und unbefugter Nutzung
• Schutz des Unternehmens und der Unternehmenswerte vor Diebstählen und sonstigen Schäden

Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses vereinbar sind. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten hierüber informieren.

Sie haben ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.

Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Sollten Daten unrichtig oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich sein, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.

Sollten sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben, können Sie, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist, einer Verarbeitung widersprechen. Wir werden in einem solchen Fall Ihre Daten nur dann verarbeiten, wenn hierfür besondere zwingende Interessen bestehen.

Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte Ihre Personalabteilung.

Erhoben und verarbeitet werden Daten nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben [Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO] oder nach dem Anstellungsvertrag [Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO] erforderlich ist. Soweit Daten nicht unmittelbar für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens [Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO].

Ein berechtigtes Interesse kann sich z. B. aus internen Organisations- und Verwaltungszwecken, zum Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte des Unternehmens sowie der Datenverarbeitungsanlagen und Daten ergeben. Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegt.

Im Einzelfall können wir auch Ihre Einwilligung [Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO] in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden.

Ihre persönlichen Daten werden an externe Stellen nur insoweit übermittelt oder offenbart, als dies durch eine Rechtsnorm vorgeschrieben oder zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Anstellungsvertrages erforderlich ist (z. B. an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, Banken, Wirtschaftsprüfer), oder aufseiten der Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG oder einer externen Stelle ein berechtigtes Interesse im o. g. Sinn besteht und die Übermittlung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zulässig ist.

Ihre persönlichen Daten und Informationen können von der Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG auch Bevollmächtigten und Auftragnehmern, die für uns eine Dienstleistung erbringen, einschließlich Versicherern und Beratern, für berechtigte Zwecke offengelegt werden, soweit hierzu im Einzelfall nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften eine Erlaubnis besteht. Sollte dafür Ihre Einwilligung oder eine gesonderte Unterrichtung erforderlich sein, werden wir vorher Ihre Einwilligung einholen bzw. Sie rechtzeitig vorher darüber unterrichten. Ihre persönlichen Daten können zur Durchführung von Datenverarbeitungsaufgaben auch an Dienstleistungsunternehmen übertragen werden, z. B. zur Durchführung der automatisierten Personaldatenverarbeitung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir werden dabei die datenschutzrechtlichen Vorschriften beachten.

Die zuständige und verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die

Rudolf Ölz Meisterbäckerei GmbH & Co. KG
Achstraße  9
6850 Dornbirn, Österreich

Die Personaldaten werden in Personaldatenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet. Die technische Installation ist so gestaltet, dass nur ein eng gefasster Kreis von besonders befugten Personen zugriffsberechtigt ist und jeder sonstige Zugriff oder sonstige Kenntnisnahme der Daten nach dem Stand der Technik ausgeschlossen ist.

Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an Ihre Personalabteilung oder den/die DatenschutzkoordinatorIn wenden. Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (Datenschutzbehörde Republik Österreich - https://www.dsb.gv.at/Eingabeformular-online/Eingabeformular-online.html ) zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.

Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und reichen für steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege bis zu zehn Jahren. Nach Ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen werden wir Ihre Personalakte noch über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren.

1.         Der Begriff „Datenschutz“ und welche Daten davon betroffen sind:

Alle Daten, die eine natürliche Person bestimmbar machen, d. h. die etwas über sie aussagen. Im Gegensatz dazu gelten für Daten von „juristischen“ Personen, also Firmen, die Datenschutzgesetze nicht.

Die Datenschutzgesetze gelten jedoch für bspw. Kontakte und Ansprechpartner in einer Firma. Zudem kann es notwendig sein, mit allen Daten vertraulich umzugehen.

2.  Grundlage der Verarbeitung:

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn:
a)    die Verarbeitung für einen bestimmten Zweck notwendig ist (Bspw. Kommunikation durchführen, Vertragserfüllung), und
b)    wenn eine Rechtsgrundlage gegeben ist, beispielsweise:

• Vertrag (bspw. Dienstvertrag, Vertrag mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern) /Anbahnung eines Vertrags (bspw. Bewerbung, im Zuge von vorvertraglichen Maßnahmen mit Interessenten),
• eine vorrangige Rechtsvorschrift (bspw. zu Nachweispflichten oder bei Verpflichtender Weitergabe von Daten),
• eine Einwilligung (der Person deren Daten verarbeitet oder genutzt werden)
• ein berechtigtes Interesse für die Verarbeitung vorliegt, d.h. wenn der Verantwortliche (bspw. das Unternehmen) Gründe für die Verarbeitung der Daten hat und seitens der Person deren Daten verarbeitet werden (bspw. MitarbeiterIn) keine Interessen dagegensprechen.
• weitere spezifische wie lebenswichtige Interessen einer natürlichen Person oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, zu welcher der Verantwortliche vorher beauftragt wurde.

 Auch Ihre Daten werden im Unternehmen verarbeitet: in der Personalabteilung – zu Zwecken der Versicherung, Gehaltsauszahlung etc.

3. Rechte:

Jede Person deren Daten verarbeitet werden, hat das Recht zu erfahren, welche Daten die verarbeitenden Stellen von ihr haben. Auch Sie haben ein Recht darauf zu wissen, welche Daten wir über Sie verarbeiten. Dieses nennt sich „Recht auf Auskunft“. Bitte geben Sie uns auch von sich aus Bescheid, wenn sich etwas an Ihren Daten (Name, Adresse o. ä.) ändert, damit unsere Daten richtig sind. Bei Änderungen oder Fragen zu Ihren Daten, wenden Sie sich bitt an die Personalabteilung.

4.  Maßgebliche Gesetze nach deren Vorgaben personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen:

Vorrangige Rechtsvorschrift ist die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Im Rahmen dieser kann jedes europäische Land eigene spezifische Gesetze erlassen. In Österreich ist dies im Datenschutzgesetz (DSG) erfolgt.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten der MitarbeiterInnen bildet u.a. das Arbeitsverfassungsgesetz ArbVG, BGB1.

5. Ihre Pflichten zum Datenschutz:

• Gehen auch Sie sorgsam mit allen personenbezogenen Daten um, die Sie im Unternehmen sehen sollten (Daten von KollegInnen/ Kunden/ Lieferanten o. ä.).
• Geben Sie persönliche Informationen von KollegInnen (wie Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Geburtsdatum o. ä.) niemals ohne deren Kenntnis nach außen weiter!
•  Geben Sie interne Informationen zu Lieferanten und Kunden außerhalb der Standardprozesse nicht ohne Freigabe eines Vorgesetzten weiter!
• Passen Sie auf, wenn Sie fremde Personen allein in zutrittsbeschränkten Bereichen / Gebäuden herumlaufen sehen. Sprechen Sie diese Personen direkt oder Ihren eigenen Vorgesetzen darauf an.
• Wenn Sie (auch ab und zu) an der Arbeitsstätte am PC oder IT-Systemen sitzen:
  • Führen Sie keine unbekannten Dateianhänge aus.
  • Legen Sie keine Wechselmedien (CDs, USB-Sticks o. ä.) ein, die Sie gefunden haben.
  • Prüfen Sie immer die Empfänger in E-Mails: Sollen/Dürfen die Personen die Inhalte der E-Mail erhalten und ggf. weitere Empfänger sehen?
  • Sperren Sie den PC oder loggen Sie sich nach Nutzung aus.

6. Unterstützen Sie den Datenschutz:

Um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, müssen alle MitarbeiterInnen aktiv beim Schutz von personenbezogenen Daten mitwirken. 
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre/n Vorgesetzte/n, die Abteilung Personalwesen und HRM oder unseren Datenschutzkoordinator.